Fastställ vad som faktiskt är borta
Börja med vad nyckeln öppnar. Ett enskilt förrådsrum är ett läge, en nyckel som går i flera dörrar ett annat, och en systemnyckel som passar i entré, kontor och teknikutrymme är det allvarligaste fallet.
Ta reda på om den var märkt. En omärkt nyckel tappad i kollektivtrafiken är svår att koppla till en adress. Samma nyckel i knippa med ett passerkort som bär företagets namn fungerar i praktiken som en vägbeskrivning.
Notera var och när den senast användes. Skillnaden mellan tappad och stulen påverkar både brådskan och vad ni behöver kunna redogöra för i efterhand.
Spärra det elektroniska innan något annat
Taggar, kort och brickor spärras i systemet av den som administrerar det hos er. Det kräver ingen utryckning och ska vara gjort innan diskussionen om cylindrar ens börjar.
Kontrollera sedan att spärren fått genomslag i varje dörr. I system där dörrarna har lokal styrning behöver ändringen nå fram till varje enhet, och en dörr som tappat kontakten kan fortsätta släppa in en bricka som redan är avstängd.
Är personen kvar i tjänst behöver hen en ny bärare av sin behörighet. Lägg upp en ny och låt den gamla förbli spärrad – återanvänd den inte.
Det som avgör om låssystemet måste kodas om
Hur långt nyckeln räcker. Ju fler dörrar som delar samma låsning, desto större blir konsekvensen och desto mindre hjälper det att byta en enda cylinder.
Om nyckeln går att koppla till adressen. Märkning, en förlorad väska med handlingar i, eller ett tillgrepp som skett vid arbetsplatsen gör att den som har nyckeln också vet var den passar.
Om nycklarna går att kopiera fritt. I ett system där kopior lämnas ut mot behörighet vet ni vad som finns ute. Kan nyckeln kopieras i vilken maskin som helst vet ni det inte.
Vad ditt försäkringsvillkor kräver. Kraven vid nyckelförlust skiljer sig mellan bolag och ibland mellan olika lokaler i samma avtal. Läs villkoret innan beslutet fattas, inte efteråt.
Säkra entrén fram till att åtgärden är gjord
Ska systemet kodas om tar beställningen tid. Under tiden ska den utsatta dörren inte stå ensam om skyddet.
Ett tillfälligt extralås eller ett hänglås på en dörr som ändå inte används under kvällen är en enkel lösning. På en huvudentré är alternativet att flytta all in- och utpassage till en annan dörr och hålla den första låst tills vidare.
Se över larmet i samma veva. Är delar av lokalen normalt frånkopplade kan de kopplas på tillfälligt, och den som rycker ut på larm bör veta varför känsligheten är höjd.
Dokumentera medan det är färskt
Skriv ned vem som anmälde förlusten, vid vilken tidpunkt, vad nyckeln gick i och vilka åtgärder som vidtogs. Den anteckningen är underlaget om något inträffar senare.
Uppdatera kvittenslistan samma dag. En nyckelliggare som inte stämmer gör nästa förlust svårare att bedöma, eftersom ni då inte vet vad som är ute.
Rör det sig om stöld bör händelsen anmälas. Många villkor förutsätter en anmälan, och den blir svårare att göra trovärdigt långt i efterhand.
Vad utföraren behöver veta vid beställning
Beskriv hur många dörrar som berörs och om de hänger ihop i samma låsning. Ta med den text som är stämplad på cylinderns framsida om det finns någon – den säger mer om systemet än vad ett varumärke gör.
Ange vem hos er som får godkänna arbetet och vem som ska kvittera nya nycklar. Företagsärenden fastnar ofta på att den som är på plats saknar rätt att beställa.